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現在の仕事内容

メディカルサポートセンターの医事課で課長を務めています。主なものとしては、外来患者様の受付から会計・入金業務、入院患者様の会計等日々の業務があります。また月初めにレセプト請求業務があり、月中にはDPC調査データ作成があります。さらには実績データから統計資料作成・分析を行います。その全体を管理しているのが今の私の立場です。

プロジェクト開始前の課題

今回のプロジェクトで、倉庫から溢れる書類をどうするのか?という問題を投げかけられた時に、これは捨てられないという返答しか出せませんでした。診療録個々は診療を終えてから5年経てば破棄が可能となりますが、当院の場合、診療録と同意書等の紙で発生するものが一元管理されておりませんでした。いくら紙であっても患者様ごとに一元化されていれば、当然破棄していい書類はわかるのですが、毎日書類が発生する中で、患者様ごとに振り分ける作業、ファイルに綴じ込む作業や必要に応じスキャン保存をするマンパワーが足りなかったことから、「この書類を出してください」と言われた時にすぐに探し出せるようにという視点で試行錯誤しながら、書類ごとに発生月ベースでの管理で対応して参りました。毎月来院する方と、1回だけの来院の方が一緒のところに保管されている以上は、一生捨てることができません。

専門家との共同プロジェクトを経験して

文書管理システムというのは診療録ですので、それが原本であるという証明が必要です。つまり、原本が紙である以上は紙で保管しなければいけないというところが原点にあって、それを電子カルテに一本化にできなければ一元化はできません。電子カルテに一本化するには24時間以内にスキャンしなければならない等の要件もありますので、マンパワーも必要になります。正直な気持ちを言うと、今後も診療で必要な電子カルテと原本として必要な紙保存は永遠に続くだろうと思っていました。

まだ、プロジェクトは進行中で診療に関わる書類をすべて整理・管理できたわけではありませんが、適切な収納方法や誰もが理解できる管理方法というのを教えていただき、紙での管理が徹底出来たら、システムに移行するのはそれほど難しいことではないという気持ちになるまで可能性がみえてきました。このプロジェクトが立ち上がらず、自分たちだけでICT化を行えと言われていたら、きっと全て受け身で進めていたと思います。現場で使うことができないICT化では意味がありませんよね。

今後プロジェクトで実現したいこと

窓口業務を行いながら同時に2つ以上の作業を行っている場面が数多くあります。そうすると、目線が下に行ってしまい患者様が立っていても気が付かないということがあります。文書管理に限らず、ICT化を進めることで時間の余裕をつくり、窓口に立ったときには、患者様対応に専念できる時間を持ち、患者様一人ひとりに合った「まごころ対応」に繋がることを期待しています。

ペーパーレスでいえば、場所の有効活用もしたいと考えています。今まで地下の倉庫はカルテ庫として事務部が独占していましたが、収納場所を希望している他部署にも使ってもらうことができます。私の部署は若い世代が多いので、ペーパーレスには抵抗なく進めると思いますが、紙がある方が何となく安心するという我々世代のフォローをしながら、プロジェクトを進めていく中で、意識改革もできればと思います。

関連施設FACILITIES

医療法人鉃友会・さくらケアグループ全体でコロナ対策に取り組んでいます

 

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