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現在の仕事内容

事務職員:受付として受診者様のお迎えと受診者様のご案内をします。電話での予約受付や、予約後の電子カルテ入力が主な仕事になります。

保健師:健康診断を受けた後に医師から患者さんへ結果の説明がされますが、その結果を踏まえて私たち保健師は生活習慣上のアドバイスを送ったり、メタボリックシンドロームの方へ保健指導をしたり健康になるサポートをしています。また、健康診断の結果から精密検査の受診をすすめる場合がありますが、受診に来ていない方に対しお手紙などで受診勧奨も行います。

プロジェクト開始前の課題

事務職員:沢山のクライアント様がいて、その数だけ書類もあるので1つの企業の書類を探すのにすごく時間がかかっていました。その時間が少しでも短くなればいいなと期待としていました。書類の管理がいかにわかりやすくなり、業務短縮ができるかという点が1番の課題でした。

保健師:同じように名簿を探すにも膨大な時間がかかっていたり、1日が終わると様々な書類が混ざっていたりすることが多かったので、それを全部見直して仕分けるということをずっとやりたいと思いながら進められずにいたので、このプロジェクトをきっかけに、書類の整理や破棄するものの分類ができるといいなと期待していました。

専門家との共同プロジェクトを経験して

業務に合わせたかたちで、自分たちが知らなかった収納方法を提案してくれるので、適切な収納の仕方を知ることができました。

例えば、契約書とかはリングファイルで閉じていましたが、それを全てボックスで仕分けして入れるようになりました。やってみると確かにその方が見やすい、探しやすい。尚且つ入れ替えも簡単になりました。受付にも、これまでは色々な書類が置いてありましたが、そこで行う業務に必要な書類だけを置くようになり、置き場所もそれぞれの業務を行う場所に配置し無駄な動きがなくなりました。

実際に変化を感じている点

事務職員:予約内容を当日の電子カルテに打ち込む時に、クライアント様からいただいた書類を2・3日前に準備の段階で探して、予約内容と合っているか確認をしてからカルテを作りますが、そのカルテをつくる作業よりも、書類を探すことに時間がかかっていました。今は会社名を見つけて、パッと取って見るだけになったので、何時間という単位で業務時間が減り、本来のカルテをつくるという仕事にしっかりと余裕を持ってあたれるようになりました。

保健師:書類の管理が楽になったのが本当に大きいです。二次検査を受けた方の書類が送られてきますが、その管理も今までは無造作にため込まれていたので、探すのが大変でした。今回のプロジェクトで年度ごとに書類を分け、ルールを決めて倉庫に保管したので探しやすくなっただけでなく、書類の管理方法、週次、月次で行う業務などが明確になり、マニュアル化して伝えるため、入職歴関係なく業務を行うことが可能になりました。

今後プロジェクトで実現したいこと

整理整頓の考え方、やり方を教えてもらったので他の場所にも応用していきたいです。また、整理整頓でできた時間の余裕をスキルアップのための勉強の時間にあてたり、より患者さんに見やすい結果表づくりをしたりと自分たちの業務のクオリティをあげていく時間に使いたいです。そして、私たちの業務の効率化が行われる=もっと多くの患者さんの対応ができるということになりますので、集客のための広報活動にも力をいれたいと思っています。

関連施設FACILITIES

医療法人鉃友会・さくらケアグループ全体でコロナ対策に取り組んでいます

 

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